キャンペーン事務局の役割とは？業務の流れや外部委託のポイントを紹介

SNSキャンペーンを成功させるには、企画立案やクリエイティブ制作だけでなく、事務的な業務を行うための「キャンペーン事務局」の対応も重要です。

キャンペーン事務局がうまく機能しないと、応募者からの問い合わせに対応できず、顧客満足度の低下やクレームの増加につながります。

しかし、どのようにキャンペーン事務局を運用すればよいかわからない方も多いでしょう。

そこで本記事では、キャンペーン事務局の役割や業務内容を紹介します。キャンペーン事務局の運用が難しい企業向けに外部委託する際のポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

※本記事は4,000件のキャンペーン支援実績をもつSNSキャンペーン支援ツール「キャンつく」を提供する、ピクルスが監修しています

キャンペーン事務局の役割

キャンペーン事務局は、キャンペーンをスムーズに運用する役割を担っています。

キャンペーンを実施するには、事前準備からキャンペーンの実施、応募締め切り後の業務まで、多岐にわたる業務を実施しなければなりません。

多くの工数が必要となるため、キャンペーンに関わる業務に特化した専門チームを作って運用していくことが望まれます。

ただし、業務を円滑に進めるには、十分なノウハウと経験が必要です。自社内だけで完結しようとすると、担当者の負担が大きくなり、ミスが発生しやすくなります。

そのため最近では、できるだけ質の高いキャンペーンを運用するために、代行会社に依頼している企業も少なくありません。

キャンペーン事務局を外部に委託するメリット

キャンペーン事務局は自社で実施するだけでなく、外部に委託することも可能です。自社でキャンペーンを運用するのが難しい場合は、代行会社への相談も検討しましょう。

キャンペーン事務局を外部に委託するメリットとして、以下の3つがあります。

・情報漏えいを最小限に抑えられる
・顧客満足度が向上する
・本業に注力できる

それぞれ詳しく解説します。

情報漏えいを最小限に抑えられる

キャンペーン事務局の代行会社はセキュリティ対策を徹底しているので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

たとえば、キャンつくでは以下のような対策を講じています。

・信頼性の高いAWSサーバーを利用
・24時間365日のサーバー監視体制
・データやネットワーク通信の暗号化

こうした対策を講じ、応募者の個人情報を適切に管理することは、キャンペーン事務局にとって重要です。万が一情報漏えいが発生した場合、企業の信頼を大きく損なう可能性があります。

キャンペーン事務局の代行会社は、運用ノウハウが豊富なこともあり、個人情報の保管・廃棄も安心して任せられます。

企業のキャンペーンに関する機密情報も適切に扱うため、内部の情報が外部に漏れることなく運用できるでしょう。

顧客満足度が向上する

キャンペーン事務局の代行会社は、豊富な実績とノウハウを最大限に活かして運用してくれるため、顧客満足度の向上が期待できます。

キャンペーンを円滑に遂行する最適な方法を提案してくれ、トラブルを未然に防止しながら運用を行ってくれます。

また、電話・メール・チャットなどの多様な問い合わせにも対応が可能です。

代行会社によっては24時間365日の受付体制を整えており、問い合わせ対応数の向上、機会損失の防止につながります。経験豊富なオペレーターが対応するため、対応品質の向上につながり、顧客満足度が向上するでしょう。

ヒューマンエラーも減らせるので、クレームの発生も軽減できます。

本業に注力できる

代行会社に依頼することで本業に集中できるようになるため、事務局の運用にリソースを割く余裕がない企業にもおすすめです。

キャンペーンの実施には、企画や宣伝、データ管理、問い合わせ対応など、多くの業務があります。これらの業務をすべて自社で対応すると、担当者の負担が大きくなり、本来の業務に支障をきたすことも少なくありません。
しかし、キャンペーン事務局を外部に委託することで、担当する作業を減らせます。作業負担の軽減により、マーケティング戦略の立案や施策策定など業務に集中できるようになり、売上向上につながるでしょう。

キャンペーン事務局を外部に委託するデメリット

キャンペーン事務局は、本業に集中できたり情報漏えいの防止につながったりとさまざまなメリットがありますが、以下のようなデメリットがあります。

・自社にノウハウが蓄積ができない
・委託コストが発生する

キャンペーン事務局を代行会社に依頼する際は、メリットとデメリットそれぞれを把握してから検討しましょう。

自社にノウハウが蓄積ができない

自社で運用しなくなる分、ノウハウが蓄積できなくなるのがデメリットです。

将来的にサポート事務局を自社で運用したい場合、すぐに委託を辞めて自社に切り替えるとトラブルが発生するリスクがあります。

顧客対応もスムーズにできなくなってしまい、クレームの増加や顧客満足度の低下などのマイナスな影響を与えかねません。

将来的に自社でキャンペーンを実施したい場合は、委託先に業務レポートをもらえる会社や、内製化のサポートをしている会社を選びましょう。

委託業者との連携を深めることで、自社のキャンペーン運営能力を徐々に高められるようになります。

委託コストが発生する

キャンペーン事務局を外部に委託する際は、委託コストが発生します。

費用相場についてはキャンペーン1件あたり月額10万円以上と、決して安い価格ではありません。

キャンペーンで思ったような成果が出なければ費用がムダになるため、委託する際は業者選びが重要です。

契約時にキャンペーンの目的や期待する成果を明確にし、それに見合ったコストになっているかを確認しましょう。

キャンペーン事務局を行う業務の流れ

キャンペーン事務局では主に以下のような業務を行います。

1.プレゼントを手配する
2.応募規約を作成する
3.キャンペーンツールを設定する
4.キャンペーン用の投稿を運用する
5.お問い合わせに対応する
6.検閲を行う
7.抽選して当選の連絡をする
8.賞品を発送する

どのようなことを自社で行う必要があるか、どのような業務を代行会社に依頼できるか具体的に把握できますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.プレゼントを手配する

キャンペーンの企画立案・クリエイティブの制作が決まったら、キャンペーン事務局は企画内容どおりに合わせてキャンペーンを運用します。

はじめに行う業務としては、プレゼントの手配です。

SNSキャンペーンの景品となるプレゼント商品は、大きく4つのタイプに分類され、入手方法や特徴は以下のとおりです。

プレゼントの種類	特徴・入手方法
自社商品	・自社商品の認知拡大に向いている ・社内の担当部署に頼んで手配する
他社製品	・無形商材をもつ企業に向いている ・一般的にネットで購入して用意する
クーポンコード（Amazonギフト券や割引クーポン）	・手軽に多くの応募数を獲得するのに向いている ・Amazonギフト券の場合は法人契約をしてコードを取得する
デジタルギフト	・ユニークURLがプレゼントコードとなっており、発送作業がいらない ・デジタルギフトのサービス会社と契約して、プレゼントを手配する

それぞれキャンペーンの目的に合わせて必要な商品を手配する必要があります。

2.応募規約を作成する

キャンペーンに合わせて、応募規約を作成します。

SNSキャンペーンにおける応募規約は、トラブルを未然に防ぎ、万が一のトラブル発生時にスムーズに解決するために必要です。キャンペーン主催者と応募者の間の約束事であり、主催者は応募者に対して説明責任を負います。

応募規約には主に以下のようなことを記載しましょう。
・キャンペーン概要
・規約に同意を求める文章
・応募資格
・禁止事項
・個人情報の取り扱い

なお、キャンつくでは応募規約のひな形を用意しています。以下の記事で閲覧できますので、ぜひご利用ください。

>>【2024年度版】X(Twitter)キャンペーン 応募規約のひな形。作成のコツと注意点。

>> Instagramキャンペーン 応募規約のひな形。

3.キャンペーンツールを設定する

導入したキャンペーンツールを使用して、配信設定を行います。

キャンペーン名や配信期間、キャンペーンの種類などを設定しましょう。

ピクルスが提供しているキャンペーンツール「キャンつく」であれば、設定が簡単です。

セルフ運用を前提としており、通常のX（旧Twitter）キャンペーンなら5分程度で設定を済ませられます。

設定方法がわからない場合も、電話やZOOMですぐに相談できるので、はじめて運用する方でも安心です。

キャンペーンについて今すぐ相談したい方は、こちらからお問合せください。

4.キャンペーン用の投稿を運用する

アカウント運用担当者がキャンペーン用の投稿をします。

X（旧Twitter）キャンペーンの場合は、Xの予約投稿機能を活用するか、キャンペーンツールを利用するか、2つの方法のどちらかを利用しましょう。

Instagramの場合は、基本的にアプリから投稿します。

なお、1～4の業務については、以下の記事でより詳しく紹介しています。具体的な業務内容を把握できますので、ぜひご覧ください。

>> SNSキャンペーン事務局完全マニュアル1：全体像の理解～運用開始編

5.お問い合わせに対応する

投稿をはじめる前に、お問い合わせに対応できる体制を整えます。

はじめに問い合わせ期間を設定しましょう。問い合わせ期間を「キャンペーン開始日〜賞品発送完了日+10日」に設定し、専用のメールアドレスを発行します。SNSアカウントでの問い合わせは受け付けず、メールのみで対応するのがおすすめです。

FAQ（想定問答集）も作成し、基本的にFAQのみで問い合わせができるようにします。FAQにない質問には人が対応できるようにしましょう。

FAQの質問内容のひな形については以下の記事で確認できます。具体的なお問い合わせの対応方法も記載していますので、あわせてお読みください。

>> SNSキャンペーン事務局完全マニュアル2：お問い合わせ対応～FAQ作成編

6.検閲を行う

応募で収集した投稿をサイトに掲載する場合は、投稿内容に問題がないかを検閲します。

ブランド毀損になる内容があれば大きなダメージになるため、投稿の非表示やアカウントの違反報告などを実施します。

事前に「掲載マニュアル＆ガイドライン」を策定し、全員が同じように検閲できる体制を整えましょう。

7.抽選して当選の連絡をする

キャンペーンの応募期間が終了したら、抽選して当選の連絡をします。

抽選から当選の連絡は以下のとおりです。

1. 個人情報収集用のフォームを発行する
2. 当選連絡文を作成する
3. 賞品種別ごとに抽選する
4. 当選者にDMで当選連絡を送る（Instagramの場合は1日の送信数に制限がある）
5. 登録期限が近づいても情報を登録していない当選者に、リマインドのDMを送る

なお、DMについてはX（旧Twitter）の場合は簡単ですが、Instagramの場合は手順が複雑で、1日の送信数に制限があるため注意が必要です。

8.賞品を発送する

最後に当選者に向けて商品を発送します。

発送方法は以下の4つがあります。

発送方法	特徴
自社発送	・社内の担当部署に発送を依頼する ・発送数が少ない場合に向いている
宅配業者手配	・各宅配業者に依頼する ・数量が多い場合に適している
発送代行業者	・梱包から発送確認まで全てを任せられる ・コストはやや高くなる
ECサイトから直接発送	・ECサイトで当選者の送り先を設定し、直接発送する ・発送数が少なく、新たに商品購入が必要な場合に向いている

 

発送手配が完了したら当選者にメールで連絡し、賞品の発送元や到着予定日を伝えましょう。

6～8の業務内容については、以下の記事で紹介しています。当選連絡文のひな形も用意していますので、ご活用ください。

>> SNSキャンペーン事務局完全マニュアル3：検閲～トラブル対応編

キャンペーン事務局を運用する際の注意点

自社でキャンペーン事務局を運用する際は、以下の4点に注意しましょう。

・問い合わせでは丁寧な対応を心掛ける
・景品表示法とSNSガイドラインを守る
・個人情報を徹底して管理する
・全体を客観的に見ながら進行する

トラブルの発生を防ぐためにも、ぜひお読みください。

問い合わせでは丁寧な対応を心掛ける

キャンペーン期間は多数のお問い合わせが来ますが、できるだけ素早く丁寧に対応しましょう。

対応が遅かったり、対応方法を間違えたりすると、クレームに発展してしまう可能性があります。

キャンペーンを始める前に人員を確保し、スタッフに問い合わせへの対応方法を覚えてもらうようにすることが大切です。

できるだけ早く対応し、正しい情報をわかりやすく説明することで、応募者の満足度向上にもつながります。

景品表示法とSNSガイドラインを守る

キャンペーンをする際は、景品表示法やSNSガイドラインを必ず守りましょう。

景品表示法に違反すると消費者庁から課徴金の納付通知が来て、罰金を支払わなければなりません。

企業の信頼を失うリスクもあるので、社内の法務部や弁護士に相談することをおすすめします。

また、SNSガイドラインに反するとアカウントの凍結のリスクもあります。キャンペーンを配信するSNSのガイドラインをよく読み、違反行為をしていないかをしっかりと確認しましょう。

個人情報を徹底して管理する

キャンペーンを行う際は氏名や住所などを扱うため、個人情報を保護する体制を必ず整えましょう。

個人情報を漏えいさせたら企業の信頼を喪失することにもなり、自社の売上にも影響を受ける可能性があります。

セキュリティ対策を徹底し、個人情報を適切に収集・保管・廃棄できるようにしましょう。たとえば、セキュリティツールを導入したり、情報を閲覧できる人を制限したりすることをおすすめします。

全体を客観的に見ながら進行する

キャンペーンは同時に複数の業務をすることも多くあるので、起こりうるトラブルを予測して客観的な判断をしながら進めることが大切です。

キャンペーン運営では、システムの不具合やスタッフの急な欠勤など、予期せぬトラブルが発生する可能性があります。トラブル対応に追われる時間を極力減らすには、起こり得る問題を予測し、代替策を準備しておくことが求められます。

トラブルが起きてもすぐ対応できるよう、担当者間で進捗確認や連絡が簡単にできる体制を整えましょう。

信頼できるキャンペーン事務局代行会社の選び方

キャンペーン事務局の代行会社を選ぶ際は、以下のポイントを押さえておきましょう。

・豊富な実績やノウハウがあるか
・セキュリティ体制が整備されているか
・自社のニーズに合わせた対応ができるか

自社に合った代行会社を選べるようになりますので、ぜひ参考にしてみてください。

豊富な実績やノウハウがあるか

キャンペーン事務局の代行会社を選ぶ際は、豊富な実績とノウハウがあるかを確認しましょう。実績であればホームぺージでも確認できます。実績が多く掲載されているほど安心して任せられるでしょう。

また、これまでどのようなキャンペーンを行ってきたのか、どのような成果を上げてきたのかも確認することが大切です。実績の数だけでなく、具体的な事例を参考にすることで、代行会社の実力を判断できます。

セキュリティ体制が整備されているか

どのようなセキュリティ対策を行っているか確認することも大切です。個人情報の取り扱い方法や情報漏えいの防止策など、具体的な内容を聞いておきましょう。

また、第三者機関にセキュリティ体制が整備されていることを認証された企業であるかも、確認することをおすすめします。

セキュリティ体制の認証としては、プライバシーマーク（Pマーク）などがあります。こういった認証を取得している代行会社であれば、依頼しても安心です。

自社のニーズに合わせた対応ができるか

キャンペーンは内容によって業務内容が異なるため、自社で必要な業務をすべてサポートしてくれる会社を選びましょう。

なかでもトータルサポートをしている業者がおすすめです。将来的にほかの業務も委託したくなった際にスムーズに依頼できます。

また、代行会社によっては企画立案もできます。自社でキャンペーンのノウハウがない場合は代行会社に依頼することで、より効果的なキャンペーンができるようになるでしょう。

「キャンつく」でもキャンペーン事務局の代行をしています

「代行会社の選び方はわかったけど、どこに依頼すればいいか悩む」という方もいるでしょう。もし悩んでいましたら一度「キャンつく」に相談してみてはいかがでしょうか。

「キャンつく」はSNSキャンペーンツールの提供だけでなく、キャンペーン事務局の代行もしています。

セルフ運用に特化したキャンペーンツールを利用して代行しますので、他社よりも効率的かつ低予算での運用が可能です。

他社の代行会社様もキャンつくを導入しており、主に分析レポートの作成や応募者の集計、応募者の検閲などに活用しています。

お客様からは、「手軽にカンタンに使える」「キャンペーンを複数作成したり、日別のフォロワー獲得数も確認できたりするので、非常に便利」といった嬉しいお声をいただいています。

キャンつくの代行サービスでは、キャンペーン業務すべてを一貫して対応できますが「一部分の作業だけ代行を依頼したい」という要望にも対応可能です。

10年に渡ってSNSキャンペーンの企画・制作・運用に関わってきたノウハウを活かして事務局を運用しますので、信頼できる代行会社に依頼したい方は、お気軽にお問い合わせください。

>> キャンペーン事務局の代行を相談してみる

まとめ

キャンペーン事務局は、SNSキャンペーンをスムーズに運用するのに欠かせない部署です。キャンペーンを行う際は、事務局に必要な人材を確保して体制を整えてから運用を始めましょう。

また、自社で事務局を運用するのが難しい場合は、代行会社への依頼を検討することをおすすめします。経験豊富なスタッフが適切に対応してくれるため、顧客満足度の向上にもつながります。

セキュリティ対策や実績、代行できる業務を調査し、自社に合った代行会社に依頼することが大切です。

丁寧な対応ができるキャンペーン事務局を構築して、ユーザーの印象に残るSNSキャンペーンを実施しましょう。