SNSキャンペーンを成功させるには、企画立案やクリエイティブ制作だけでなく、事務的な業務を行うための「キャンペーン事務局」の対応も重要です。 キャンペーン事務局がうまく機能しないと、応募者からの問い合わせに対応できず、顧客満足度の低下やクレームの増加につながります。しかし、どのようにキャンペーン事務局を運用すればよいかわからない方も多いでしょう。 そこで本記事では、キャンペーン事務局の役割や業務内容を紹介します。キャンペーン事務局の運用が難しい企業向けに外部委託する際のポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。※本記事は3,000件以上のキャンペーン支援実績をもつSNSキャンペーン支援ツール「キャンつく」を提供する、ピクルスが監修していますなお、キャンペーン業務を効率化するキャンペーンツールについては、主要ツール各社の料金比較表を無料でご提供しています。Web非公開の限定情報となってますので、この機会にぜひダウンロードしてみてください。SNSキャンペーンツール料金比較表をダウンロードするキャンペーン事務局の役割キャンペーン事務局は、キャンペーンをスムーズに運用するための重要な役割を担っています。事前準備、キャンペーン運営、応募締め切り後の対応など、幅広い業務が必要です。これらの業務を的確に実施するためには、専門的なノウハウと経験が求められます。自社内で全てを完結しようとすると、担当者の負担が増大し、ミスが発生するリスクも高まります。そのため、多くの企業ではキャンペーンの質を向上させるために、専門的な代行会社を活用するケースが増えています。キャンペーン事務局を外部に委託するメリットキャンペーン事務局は、自社で運用することも可能ですが、限られた人員やリソースで対応する場合、運用が煩雑化し、業務が滞る可能性があります。そのような場合は、外部の代行会社に業務を委託することで、効率的で質の高いキャンペーン運用を実現できます。キャンペーン事務局を外部に委託するメリットとして、以下の8つがあります。情報漏えいを最小限に抑えられる顧客満足度が向上する本業に注力できる専門的なノウハウを活用できる業務の効率化によるコスト削減が期待できるトラブル対応力がある効果測定やデータ分析が可能大規模なキャンペーンにも対応可能1.情報漏えいを最小限に抑えられるキャンペーン事務局の代行会社はセキュリティ対策を徹底しているので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。 たとえば、キャンつくでは以下のような対策を講じています。 ・信頼性の高いAWSサーバーを利用 ・24時間365日のサーバー監視体制 ・データやネットワーク通信の暗号化 こうした対策を講じ、応募者の個人情報を適切に管理することは、キャンペーン事務局にとって重要です。万が一情報漏えいが発生した場合、企業の信頼を大きく損なう可能性があります。 キャンペーン事務局の代行会社は、運用ノウハウが豊富なこともあり、個人情報の保管・廃棄も安心して任せられます。 企業のキャンペーンに関する機密情報も適切に扱うため、内部の情報が外部に漏れることなく運用できるでしょう。2.顧客満足度が向上するキャンペーン事務局の代行会社は、豊富な実績とノウハウを最大限に活かして運用してくれるため、顧客満足度の向上が期待できます。 キャンペーンを円滑に遂行する最適な方法を提案してくれ、トラブルを未然に防止しながら運用を行ってくれます。また、電話・メール・チャットなどの多様な問い合わせにも対応が可能です。 代行会社によっては24時間365日の受付体制を整えており、問い合わせ対応数の向上、機会損失の防止につながります。経験豊富なオペレーターが対応するため、対応品質の向上につながり、顧客満足度が向上するでしょう。 ヒューマンエラーも減らせるので、クレームの発生も軽減できます。3.本業に注力できる代行会社に依頼することで本業に集中できるようになるため、事務局の運用にリソースを割く余裕がない企業にもおすすめです。 キャンペーンの実施には、企画や宣伝、データ管理、問い合わせ対応など、多くの業務があります。これらの業務をすべて自社で対応すると、担当者の負担が大きくなり、本来の業務に支障をきたすことも少なくありません。 しかし、キャンペーン事務局を外部に委託することで、担当する作業を減らせます。作業負担の軽減により、マーケティング戦略の立案や施策策定など業務に集中できるようになり、売上向上につながるでしょう。4. 専門的なノウハウを活用できる経験が豊富な代行会社は、業界のトレンドや過去の成功事例を元に、最適な施策(例:応募フォームの設計やSNS広告の効果的な使い方、ターゲット層に合わせたプロモーション手法)等、自社では思いつかないアイデアを提案してくれます。5. 業務の効率化によるコスト削減が期待できるキャンペーンを初めて運用する場合、自社内で試行錯誤しながら進めると、時間やコストが無駄にかかることがあります。一方、代行会社は効率的な業務フローを確立しているため、リソースの無駄を削減しつつスムーズに運用を進められ、結果的にコストパフォーマンスの向上が期待できます。6. トラブル対応力があるキャンペーン運用中に起こりうるトラブル(応募者からのクレーム、サーバーエラー、不具合)に対して、代行会社は迅速に対応する体制を整えています。例えば、大量応募が一度に発生した場合でも、適切な処理能力を持つシステムや経験豊富なスタッフによってスムーズに解決可能です。7. 効果測定やデータ分析が可能代行会社はキャンペーンの成果を可視化し、具体的なデータ(応募者数やクリック率、エンゲージメント率等)を分析することで、キャンペーンの改善点や成功要因を明確にできます。次回以降の施策に役立てられるだけでなく、ROIの向上も図れます。8. 大規模なキャンペーンにも対応可能自社だけでは対応が難しい大規模なキャンペーン(例:数千件を超える応募データの管理や、数百人規模の当選者への賞品発送)は、規模が大きくなるほど外部のリソースが役立ちます。特に繁忙期や複数キャンペーンを同時に実施する場合に効果的です。キャンペーン事務局を外部に委託するデメリットキャンペーン事務局は、本業に集中できたり情報漏えいの防止につながったりとさまざまなメリットがありますが、以下のようなデメリットがあります。自社にノウハウが蓄積ができない委託コストが発生するキャンペーン事務局を代行会社に依頼する際は、メリットとデメリットそれぞれを把握してから検討しましょう。自社にノウハウが蓄積ができない自社で運用しなくなる分、ノウハウが蓄積できなくなるのがデメリットです。 将来的にサポート事務局を自社で運用したい場合、すぐに委託を辞めて自社に切り替えるとトラブルが発生するリスクがあります。顧客対応もスムーズにできなくなってしまい、クレームの増加や顧客満足度の低下などのマイナスな影響を与えかねません。 将来的に自社でキャンペーンを実施したい場合は、委託先に業務レポートをもらえる会社や、内製化のサポートをしている会社を選びましょう。 委託業者との連携を深めることで、自社のキャンペーン運営能力を徐々に高められるようになります。委託コストが発生するキャンペーン事務局を外部に委託する際は、委託コストが発生します。 費用相場についてはキャンペーン1件あたり月額10万円以上と、決して安い価格ではありません。キャンペーンで思ったような成果が出なければ費用がムダになるため、委託する際は業者選びが重要です。 契約時にキャンペーンの目的や期待する成果を明確にし、それに見合ったコストになっているかを確認しましょう。社内外の連携コストが増加する外部と連携するためのコミュニケーションや調整作業が必要となり、その分の手間や時間が増えることがあります。特に、依頼内容が細かい場合や調整事項が多い場合は、思わぬ工数が発生することがあります。キャンペーン事務局が行う主な業務と流れキャンペーン事務局では主に以下のような業務を行います。プレゼントを手配する応募規約を作成するキャンペーンツールを設定するキャンペーン用の投稿を運用するお問い合わせに対応する検閲を行う抽選して当選の連絡をする賞品を発送するどのようなことを自社で行う必要があるか、どのような業務を代行会社に依頼できるか具体的に把握できますので、ぜひ参考にしてみてください。1.プレゼントを手配するキャンペーンの企画立案・クリエイティブの制作が決まったら、キャンペーン事務局は企画内容どおりに合わせてキャンペーンを運用します。 はじめに行う業務としては、プレゼントの手配です。 SNSキャンペーンの景品となるプレゼント商品は、大きく4つのタイプに分類され、入手方法や特徴は以下のとおりです。プレゼントの種類特徴・入手方法自社商品・自社商品の認知拡大に向いている ・社内の担当部署に頼んで手配する他社製品・無形商材をもつ企業に向いている ・一般的にネットで購入して用意するクーポンコード(Amazonギフト券や割引クーポン)・手軽に多くの応募数を獲得するのに向いている ・Amazonギフト券の場合は法人契約をしてコードを取得するデジタルギフト・ユニークURLがプレゼントコードとなっており、発送作業がいらない ・デジタルギフトのサービス会社と契約して、プレゼントを手配するそれぞれキャンペーンの目的に合わせて必要な商品を手配する必要があります。2.応募規約を作成する応募規約は、キャンペーンに参加する応募者と主催者の間で守るべきルールを明確にし、トラブルを未然に防ぐために重要な役割を果たします。特にSNSキャンペーンでは、万が一トラブルが発生した際にスムーズな対応を行うため、適切な応募規約が必要です。応募規約には主に以下のようなことを記載しましょう。キャンペーン概要(目的や実施期間、応募方法、賞品内容など、基本情報)規約に同意を求める文章(応募者が規約に同意したうえで参加していることを明記)応募資格(応募可能な年齢や地域など、参加条件を具体的に示します。例:日本国内在住の18歳以上など)禁止事項(不正応募や他者の権利を侵害する行為など、応募者が行ってはいけない行為を列挙)個人情報の取り扱い(個人情報をどのように使用・保護するか、プライバシーポリシーへのリンクを添えることも有効)なお、キャンつくでは応募規約のひな形を用意しています。以下の記事で閲覧できますので、ぜひご利用ください。>>【2024年度版】X(Twitter)キャンペーン 応募規約のひな形。作成のコツと注意点。>> Instagramキャンペーン 応募規約のひな形。3.キャンペーンツールを設定する導入したキャンペーンツールを使用して、配信設定を行います。 キャンペーン名や配信期間、キャンペーンの種類などを設定しましょう。 ピクルスが提供しているキャンペーンツール「キャンつく」であれば、設定が簡単です。セルフ運用を前提としており、通常のX(旧Twitter)キャンペーンなら5分程度で設定を済ませられます。 設定方法がわからない場合も、電話やZOOMですぐに相談できるので、はじめて運用する方でも安心です。 キャンペーンについて今すぐ相談したい方は、こちらからお問合せください。なお、キャンつくでは、主要キャンペーンツール各社の料金比較表も無料でご提供しています。Web非公開の限定情報となってますので、この機会にぜひダウンロードしてみてください。SNSキャンペーンツール料金比較表をダウンロードする4.キャンペーン用の投稿を運用するアカウント運用担当者がキャンペーン用の投稿をします。 X(旧Twitter)キャンペーンの場合は、Xの予約投稿機能を活用するか、キャンペーンツールを利用するか、2つの方法のどちらかを利用しましょう。Instagramの場合は、基本的にアプリから投稿します。 なお、1~4の業務については、以下の記事でより詳しく紹介しています。具体的な業務内容を把握できますので、ぜひご覧ください。>> SNSキャンペーン事務局完全マニュアル1:全体像の理解~運用開始編5.お問い合わせに対応するキャンペーンをスムーズに進めるためには、事前に問い合わせ対応の体制を整えることが重要です。以下のポイントを押さえて準備を進めましょう。問い合わせ期間の設定問い合わせ対応の期間は、「キャンペーン開始日〜賞品発送完了日+10日」程度が適切です。専用のメールアドレスを発行問い合わせは専用メールアドレスで対応するのがおすすめです。SNSアカウントでの問い合わせ対応は混乱を招く可能性があるため、避けたほうがよいです。FAQ(想定問答集)の作成よくある質問をFAQにまとめ、基本的にはFAQ内で回答が完結する仕組みを整えます。FAQに記載がない内容については、専任スタッフが個別に対応できる体制を用意しましょう。スムーズな対応を実現する工夫FAQを作成する際には、過去のキャンペーンで寄せられた質問や、予想される問い合わせ内容を網羅的に整理しておきましょう。対応フローも事前に明確化しておくことで、トラブル発生時の対応も迅速に行えます。FAQの質問内容のひな形については以下の記事で確認できます。具体的なお問い合わせの対応方法も記載していますので、あわせてお読みください。>> SNSキャンペーン事務局完全マニュアル2:お問い合わせ対応~FAQ作成編6.検閲を行う応募で収集した投稿をサイトやSNSに掲載する際は、投稿内容に問題がないか検閲を行いましょう。不適切な投稿は、ブランドイメージを毀損し、大きなダメージを与える可能性があります。【検閲で確認する2つのポイント】ブランド毀損や誹謗中傷の有無投稿内容がブランドや商品のイメージを損なわないか?(不適切な投稿は非表示にし、必要に応じて該当アカウントを違反報告します)公序良俗に反しないか不快な表現や法律に違反する内容が含まれていないか?【検閲の効率化と統一性を高める2つの工夫】掲載マニュアル&ガイドラインの策定投稿内容をチェックする基準を定めたガイドラインを作成し、検閲を担当するスタッフ全員が同じ基準で対応できるようにするチーム内での共有と研修ガイドラインを共有し、検閲方法に関するトレーニングを実施することで、ミスや見落としを防ぐ。7.抽選して当選の連絡をするキャンペーンの応募期間が終了したら、抽選して当選の連絡をします。 抽選から当選の連絡は以下のとおりです。個人情報収集用のフォームを発行する当選連絡文を作成する賞品種別ごとに抽選する当選者にDMで当選連絡を送る(Instagramの場合は1日の送信数に制限がある)登録期限が近づいても情報を登録していない当選者に、リマインドのDMを送るなお、DMについてはX(旧Twitter)の場合は簡単ですが、Instagramの場合は手順が複雑で、1日の送信数に制限があるため注意が必要です。8.賞品を発送する最後に当選者に向けて商品を発送します。 発送方法は以下の4つがあります。発送方法特徴自社発送・社内の担当部署に発送を依頼する ・発送数が少ない場合に向いている宅配業者手配・各宅配業者に依頼する ・数量が多い場合に適している発送代行業者・梱包から発送確認まで全てを任せられる ・コストはやや高くなるECサイトから直接発送・ECサイトで当選者の送り先を設定し、直接発送する ・発送数が少なく、新たに商品購入が必要な場合に向いている 発送手配が完了したら当選者にメールで連絡し、賞品の発送元や到着予定日を伝えましょう。 6~8の業務内容については、以下の記事で紹介しています。当選連絡文のひな形も用意していますので、ご活用ください。>> SNSキャンペーン事務局完全マニュアル3:検閲~トラブル対応編キャンペーン事務局を運用する際の注意点自社でキャンペーン事務局を運用する際は、以下の4点に注意しましょう。問い合わせでは丁寧な対応を心掛ける景品表示法とSNSガイドラインを守る個人情報を徹底して管理する全体を客観的に見ながら進行するトラブルの発生を防ぐためにも、ぜひお読みください。問い合わせでは丁寧な対応を心掛けるキャンペーン期間中は多数の問い合わせが予想されるため、迅速かつ丁寧な対応が重要です。対応の遅れや誤りはクレームにつながる可能性があります。事前に対応スタッフを確保し、必要なスキルや手順を周知しておきましょう。応募者に正確でわかりやすい情報を迅速に提供することで、顧客満足度の向上にもつながります。景品表示法とSNSガイドラインを守るキャンペーンを実施する際は、景品表示法やSNSガイドラインを遵守することが重要です。景品表示法に違反すると、消費者庁から課徴金納付の通知が届き、罰金を支払うリスクがあります。企業の信頼を損ない、ブランドイメージに影響を与える可能性もあるため、事前に社内の法務部や弁護士に相談することをおすすめします。SNSガイドラインに違反すると、アカウント凍結や削除のリスクがあるため、キャンペーンを実施するSNSのルールも確認しましょう。個人情報を徹底して管理するキャンペーンを行う際は氏名や住所などを扱うため、個人情報を保護する体制を必ず整えましょう。 個人情報を漏えいさせたら企業の信頼を喪失することにもなり、自社の売上にも影響を受ける可能性があります。セキュリティ対策を徹底し、個人情報を適切に収集・保管・廃棄できるようにしましょう。たとえば、セキュリティツールを導入したり、情報を閲覧できる人を制限したりすることをおすすめします。全体を客観的に見ながら進行するキャンペーン運営では、システムの不具合やスタッフの急な欠勤など、予期せぬトラブルが発生する可能性があります。事前にリスクを洗い出し、具体的な対応策を用意しておきましょう。進行管理ツールの導入タスクや進捗状況を可視化できるツール(例:TrelloやAsana)を活用し、担当者間で情報共有するバックアップ人員の確保急な欠勤に備えて、各業務に対する代替要員を事前に設定しておくシステム障害への備え応募システムや抽選ツールが不具合を起こした場合に備え、サポート窓口や代替システムを用意する進捗確認ミーティングキャンペーン期間中は定期的にミーティングを実施し、進行状況を確認しながら問題が発生しそうな箇所を早めに特定する信頼できるキャンペーン事務局代行会社の選び方キャンペーン事務局の代行会社を選ぶ際は、以下のポイントを押さえておきましょう。豊富な実績やノウハウがあるかセキュリティ体制が整備されているか自社のニーズに合わせた対応ができるか自社に合った代行会社を選べるようになりますので、ぜひ参考にしてみてください。豊富な実績やノウハウがあるか代行会社を選ぶ際は、実績とノウハウの確認が重要です。実績はホームページで確認できる場合が多く、掲載されている事例が多いほど信頼感が高まります。さらに、どのようなキャンペーンを担当し、どのような成果を上げたか、具体的な事例もチェックしましょう。実績の数だけでなく、内容を詳しく見ることで、その会社の実力をより正確に判断できます。セキュリティ体制が整備されているか代行会社がどのようなセキュリティ対策を行っているかを事前に確認しましょう。個人情報の取り扱いや情報漏えい防止策について、具体的な説明を求めることが重要です。また、第三者機関による認証を受けているかも信頼性を判断するポイントです。たとえば、プライバシーマーク(Pマーク)やISO27001などの認証を取得している企業は、適切なセキュリティ体制を整備しているといえます。自社のニーズに合わせた対応ができるかキャンペーンの内容によって必要な業務は異なるため、自社のニーズに対応できる代行会社を選ぶことが重要です。企画立案から運用、効果測定までトータルサポートを提供している業者は、幅広いニーズに応えられるためおすすめです。また、自社でキャンペーンのノウハウが不足している場合は、経験豊富な代行会社に依頼することで、より効果的なキャンペーンを実現できます。将来的に他の業務も委託したいときにスムーズに依頼できるかも考慮しましょう。「キャンつく」でもキャンペーン事務局の代行をしています「代行会社の選び方はわかったけど、どこに依頼すればいいか悩む」という方もいるでしょう。もし悩んでいましたら一度「キャンつく」に相談してみてはいかがでしょうか。「キャンつく」はSNSキャンペーンツールの提供だけでなく、キャンペーン事務局の代行もしています。 セルフ運用に特化したキャンペーンツールを利用して代行しますので、他社よりも効率的かつ低予算での運用が可能です。他社の代行会社様もキャンつくを導入しており、主に分析レポートの作成や応募者の集計、応募者の検閲などに活用しています。 お客様からは、「手軽にカンタンに使える」「キャンペーンを複数作成したり、日別のフォロワー獲得数も確認できたりするので、非常に便利」といった嬉しいお声をいただいています。キャンつくの代行サービスでは、キャンペーン業務すべてを一貫して対応できますが「一部分の作業だけ代行を依頼したい」という要望にも対応可能です。10年に渡ってSNSキャンペーンの企画・制作・運用に関わってきたノウハウを活かして事務局を運用しますので、信頼できる代行会社に依頼したい方は、お気軽にお問い合わせください。>> キャンペーン事務局の代行を相談してみるまとめキャンペーン事務局は、SNSキャンペーンをスムーズに運用するのに欠かせない部署です。キャンペーンを行う際は、事務局に必要な人材を確保して体制を整えてから運用を始めましょう。また、自社で事務局を運用するのが難しい場合は、代行会社への依頼を検討することをおすすめします。経験豊富なスタッフが適切に対応してくれるため、顧客満足度の向上にもつながります。 セキュリティ対策や実績、代行できる業務を調査し、自社に合った代行会社に依頼することが大切です。丁寧な対応ができるキャンペーン事務局を構築して、ユーザーの印象に残るSNSキャンペーンを実施しましょう。▼キャンつくのサービス資料やキャンペーンお役立ち資料はこちらキャンつく 資料一覧ページ